يمُكن لمستندات مايكروسوفت وورد أن تصبح بحجم كبير إذا كانت تحتوي على الكثير من الصور عالية الجودة وخطوط متعددة وغيرها من العناصر الأخرى. وأحيانًا، يمكن أن تكتشف أن حجم المستند ضخم دون سبب على الإطلاق. وفي كلا الحالات، ستواجه صعوبة في مشاركة هذا الملف مع الآخرين عبر الإنترنت بسبب الوقت المُستغرق في رفع الملف، أو بسبب أن خدمة المشاركة لديها قيود مُعينة. لكن لحسن الحظ، توجد بعض الطرق التي يمكنك تجربتها لتقليل حجم هذا الملف بشكل ملحوظ، سواءً بالنسبة للمستندات التي تحتوي على صور وعناصر أخرى وتلك التي لا تحتوي على أي صور ولكنها تشغل مساحة كبيرة. دعونا نبدأ باستعراضها معكم.
1- تحويل صيغة المستند إلى DOCX بدلًا من DOC
قدمت شركة مايكروسوفت مع حزمة أوفيس 2007 طريقة جديدة لحفظ المستندات، والتي تعمل بمثابة ملف مضغوط يحتوي على جميع العناصر والمعلومات الموجودة في المستند مثل الصور، نوع الخطوط، تنسيق المحتوى...إلخ. تتميز هذه الطريقة الجديدة بصيغة DOCX. بينما الإصدارات الأقدم من أوفيس 2007 تقوم بحفظ المستندات بصيغة DOC. بشكل غريب، إذا قمت بتحويل صيغة المستند من DOC إلى DOCX سيصبح حجمه أقل بشكل ملحوظ. ينطبق هذا أيضًا على صيغ ملفات الأوفيس الأخرى مثل تحويل صيغة XLS إلى XLSX لملفات إكسيل.
لحسن الحظ، لا تحتاج إلى برامج أو أدوات خارجية لتحويل صيغة المستند. كل ما عليك فعله هو عرض ملف الـ DOC داخل برنامج مايكروسوفت وورد ثم النقر فوق File من الشريط العلوي ثم الضغط على خيار "Convert" المتواجد في صفحة Info. سوف تظهر لك نافذة تأكيد تحويل صيغة الملف فأضغط على زر "Ok" ثم أضغط مجددًا فوق File واضغط على خيار "Save" من القائمة الجانبية. وبهذه الطريقة يقوم برنامج Word بإنشاء إصدار جديد تمامًا من المستند بصيغة DOCX، هذا يعني انه لا يزال لديك إصدار المستند بصيغته القديمة DOC. وعند مقارنة الإصدارين معًا، ستكتشف أن هناك فرق في الحجم.
2- ضغط جميع الصور المضمنة في المستند
كما يعلم معظمكم على الأرجح، أي صور يتم إضافتها إلى مستندات Word تشكل عبء على الحجم، وسوف يصبح حجمها ضخم إذا كانت هذه الصور عالية الجودة، أو إذا قمت بإجراء تعديلات عليها بواسطة أدوات التحرير المدمجة في برنامج Word. هذا لا يعني أنه يجب عليك عدم إضافة صور إلى المستند لجعل حجمه أصغر، أو تجنب تعديل الصور تمامًا، ولكن يمكنك ضغط هذه الصور على الأقل وسيكون لذلك تأثير واضح على الحجم الإجمالي للمستند.
لحسن الحظ مرة اخرى، لن تتطلب هذه الطريقة الاعتماد على أي برامج خارجية لأن حزمة مايكروسوفت أوفيس توفر بالفعل أداة لضغط الصور حسب الغرض المطلوب من المستند. ما عليك سوى فتح الملف داخل برنامج وورد ثم النقر على File بالأعلى، ثم الضغط على Save As من القائمة الجانبية.
الآن اضغط على Browse لعرض نافذة Save As حيث تضغط على خيار "More Options" أو على زر السهم المتجه إلى الأسفل بجوار "Tools" حيث يمكنك الوصول إلى بعض الخيارات الإضافية مثل "Compress Pictures" وهو ما ستقوم بالضغط عليه لفتح أداة ضغط الصور.
لن تحتاج ان تفعل شيء في نافذة الاداة سوى تحديد الغرض من المستند، فإذا كنت تريد مثلًا المستند للطباعة، قم بإختيار Print لضغط الصور بشكل يُناسب الطباعة...وهكذا. بعد ذلك اضغط OK وحدد مكان حفظ المستند بالإصدار الجديد. ينبغي الآن أن تلاحظ فرق كبير نوعًا ما مقارنة بالإصدار القديم من المستند.
3- إيقاف تخزين صورة مصغرة للمستند
الصورة المصغرة أو Thumbnail هي عبارة عن صورة معاينة للصفحة الأولى للمستند، ويتم من خلالها تتميز ملف المستند بدلًا من عرض أيقونة برنامج Word. هذا قد يساعدك على الوصول إلى مستندات وورد المطلوبة بشكل أسرع داخل أداة File Explorer. لكن إذا كان لديك مستند طويل، فسوف يؤثر تعطيل هذه الميزة في تقليل حجمه. لفعل ذلك، قم بفتح هذا الملف داخل برنامج Word ثم اضغط على File ثم Save As من القائمة الجانبية. بعد ذلك اضغط على خيار "Browse" لإظهار نافذة Save As حيث تقوم بإزالة علامة الصح (✔) التي بجوار Save Thumbnail. بعد ذلك اضغط Save لحفظ نسخة جديدة من المستند بدون تخزين صورة مصغرة معها، لذا يجب أن تجد إختلاف من حيث الحجم بين هذه النسخة وتلك القديمة.
4- منع تضمين الخطوط في المستندات
يقوم برنامج مايكروسوفت Word تلقائيًا بتفعيل ميزة تضمين الخطوط في أي مستند جديد تقوم بإنشائه، بحيث يظهر الخط المستخدم في كتابة محتويات المستند لدى أي شخص تشاركه إياه. لكن إذا كان جهاز الكمبيوتر الخاص به غير مدعوم بنوع الخط هذا، فسوف تظهر النصوص بخط مختلف. إذن، فهي تبدو ميزة عديمة الفائدة بالنسبة للبعض. ومع ذلك، تضمين الخطوط يزيد من حجم المستندات بشكل ملحوظ، لذا فإن تعطيل الميزة يهدف إلى تصغير حجم الملف لسهولة مشاركته.
لتحقيق ذلك، ما عليك سوى الضغط على قسم "File" بالأعلى ثم الضغط على خيار "Options" من القائمة الجانبية اليسرى. في النافذة المنبثقة التي سوف تظهر لك، انتقل إلى "Save" من القائمة الجانبية أيضًا ثم قم بإزالة علامة صح (✔) بجوار Embed fonts in the file ثم اضغط OK لحفظ التغييرات. بمجرد الإنتهاء من ذلك، قم بإعادة حفظ المستند المفتوح لإزالة الخطوط المتضمنة وتقليل الحجم.
5- نسخ جميع المحتويات إلى مستند جديد تمامًا
أثناء تحرير المستندات، يقوم برنامج مايكروسوفت Word بتخزين الكثير من المعلومات في الخلفية، مثل الاحتفاظ بالإصدارات الأصلية للصور قبل إجراء أي تعديلات عليها، أو التنسيق القديم للمستند قبل تغيير موضع أي عنصر...وهكذا. مع مرور الوقت، يؤدي ذلك إلى زيادة حجم الملف. لذا عندما تلاحظ أن حجم المستند ازداد بشكل مفاجئ وغريب، فيمكنك إنشاء مستند جديد تمامًا ثم نسخ كل شيء إليه.
إبدأ بفتح المستند على البرنامج ثم نسخ كل المحتويات المتضمنة فيه بالضغط على مفتاحي Ctrl و A معًا. بعد ذلك اضغط على قسم File بالاعلى ثم انتقل إلى قسم New ثم اضغط مزدوجًا على Blank document لإنشاء مستند جديد، الآن اضغط على مفتاحي Ctrl و V ليؤدي ذلك إلى لصق كل شيء من النص والأقسام والتنسيق وخيارات تخطيط الصفحة وترقيم الصفحة - كل ما تحتاجه.
لن يحتوي المستند الجديد على أي من المعلومات الخلفية السابقة المحفوظة أو معلومات الاسترجاع التلقائي أو الإصدارات السابقة من المحتوى، وسيؤدي ذلك إلى تقليل حجم الملف.
6- استخدام أدوات ضغط الملفات
إذا لم تنجح الطرق الموضحة أعلاه في تصغير حجم ملف الوورد بنسبة كافية، فإن الحل الأسهل هو الاعتماد على أدوات خارجية لضغط الملفات. لقد تحدثنا معكم في موضوع سابق عن أداة WeCompress لتقليل حجم ملفات PDF والوورد والبوربوينت وأي ملفات متعلقة بمايكروسوفت أوفيس عمومًا. ما يجعل الأداة تستحق التجربة فعلًا هي حقيقة أنها لا تعرض أي إعلانات ولا تضيف علامات مائية إلى المستند، ولا تطلب منك إنشاء حساب حتى. علاوة على ذلك، سهل استخدامها، فقط تقوم برفع المستند من جهازك وبعد ثوانٍ قليلة يتم توفير رابط لتحميل المستند بنفس المحتويات لكن بحجم أصغر. وفي حالة كان حجم المستند كبير جدًا لدرجة أنه يستغرق ساعة إذا حاولت رفعه Online للضغط بواسطة هذه الاداة، يمكنك الاعتماد على برنامج NXPowerLite الذي يقوم بضغط الملفات بدون إنترنت.
